E-Government | Stories

Erfahrungsbericht der Stadtgemeinde Neumarkt
Von Herrn Magister Peter Reifberger

Die Zeiterfassung war eigentlich ein Wunsch der Bediensteten im Stadtamt. Denn ob Fix- oder Gleitzeit, händische Aufzeichnungen sind nie so genau und viele Minuten gehen verloren, zumeist zugunsten des Dienstgebers. Urlaub auf Stundenbasis ist nicht möglich. Andererseits sinken bei Zeiterfassung und Gleitzeit die bezahlten Überstun den tendenziell ab, das kommt beiden Seiten zugute.

Die Einführung der Zeiterfassung im Stadtamt war ein voller Erfolg, Gleitzeit, Urlaubsverwaltung, Abwesenheiten und Mehrstunden-/Überstundenver-
waltung funktionieren klaglos. Die Urlaubs- bzw Korrekturmeldungen erfolgen via HTML-Formular Outlook. Voraussetzung ist aber, dass sich zumindest 2 Mitarbeiter beim Redaktionstool auskennen, also bereit sind, etwas über Zeit- und Tagesmodelle usw zu lernen. Beim Bauhof war die Sache etwas komplizierter, denn es sollten nicht nur Arbeitszeiten und Abwesenheiten sowieMehrstunden erfasst werden, sondern auch Kostenstellen und Tätigkeiten. Außerdem wollten die Mitarbeiter die Zeiterfassung weder über PC, Stechkarte noch über Handy. Wir haben uns für einen Lesestift entschieden (viel einfacher als via Handy).
Die dazugehörigen Barcodes samt Bezeichnung stehen auf einer A4- Seite gefaltet und mit Transparentfolie versehen, werden im Stadtamt auf Excel produziert und sind also sehr flexibel. Der Mitarbeiter fährt mit dem handlichen robusten Lesestift über den Barcode Kostenstelle, dann über den Barcode Tätigkeit, und wiederholt das bei der nächsten
Kostenstelle. Sollte eine Arbeit aufgrund angeordneter Mehrarbeit (oder Überstunden ab der 41. WS) erfolgen, fährt der Mitarbeiter zusätzlich über den Barcode Mehrarbeit. Einmal die Woche oder alle 10 Tage werden Daten der Lesestifte von einer Ladestation abgesaugt und die Lesestifte in der Ladestation aufgeladen.

Das Absaugen der Daten dauert ca 20 Sekunden. Unmittelbar danach stehen Ausdrucke/Auswertungen in jeder Hinsicht zur Verfügung (Listen oder Excel-Dateien, mit Kreuzabfragen Mitarbeiter, Kostenstellen, Tätigkeiten … einzeln oder summiert usw). Am Monatsende werden die Daten mit Knopfdruck in das Zeiterfassungsprogramm
exportiert, sodaß auch Anwesenheiten, Abwesenheiten, Mehrarbeit usw. abgerechnet werden können.

Die Daten sollen direkt im Bauhof abgesaugt und mittels Datei und Outlook automatisiert an das Stadtamt übermittelt werden. 2 Baufhofmitarbeiter haben das System ausprobiert und es funktioniert so gut, daß weitere 6 Mitarbeiter mit dem Lesestift ausgestattet werden. Die ganze Zettelarbeit und das Übertragen in eine selbstgemachte
Access-Datenbank fallen somit weg. Im Winter machen wir auch die Aufzeichnungen Winterdienst via Lesestift, 1. Buchung Ort, 2. Buchung Tätigkeit (Streuen, Räumen
oder beides). Derzeit gibt es 2 Firmen in Salzburg, welche die Gemeinden beliefern: Die Fa. Winik in Zusammenarbeit mit kufgem/gem-dat 2, und die Fa. Timecom GmbH. Die Kosten sind vergleichbar.

Wir haben uns für die Fa. Timecom entschieden:
1.) weil diese die Zeiterfassung im Stadtamt via PC ermöglichte (jeder an jedem PC), zu einem Zeitpunkt, als dies der Fa Winik noch nicht möglich war.
2.) weil diese einen Lesestift für den Bauhof anbietet, und nicht nur die Übermittlung via SMS, die für manche Bauhofmitarbeiter abschreckend ist usw.

Die Fa. Timecom hat viele Kunden in der Privatwirtschaft und es war anfangs nicht ganz einfach, sie auf unser Denken in Kategorien des öffentlichen Dienstes einzustimmen.
Insbesondere wollten wir keine automatischen Überstunden ab zB. 19.00 Uhr, sondern Überstunden praktisch jederzeit, aber eben nur auf Anordnung. Dazu bedarf es einer eigenen Buchung, also zB. Kommen, Gehen Überstunden, Kommen, Gehen. Aber es hat sich ausgezahlt. Das Personalzeiterfassungs- Programm der Fa. Timecom heißt Time Design, das Modul für Kostenstellen Bauhof usw. heißt OBELISK, das Modul für die PC-Erfassung VIRTERM. Für den Bauhof mit derzeit 8 Mitarbeitern investieren wir ca 8.000,- zuzügl. USt, das amortisiert sich nach ca. 2-3 Jahren (Wegfall Personalkosten für Zeiten Access-Datenbank Stadtamt bzw Zeiten händische Aufzeichnungen Bauhof).
Ich kann daher das Unternehmen nur weiterempfehlen.

Aber nochmals: Irgendjemand in der Gemeinde, welche die Zeiterfassung einführt, muss sich wirklich gut in die Materie einarbeiten. Für Hilfe aus der Gemeindepraxis stehe ich jederzeit gerne zur Verfügung, man kann auch viele Tipps zur Zeiterfassung allgemein oder zu den Programmen TIDE-PRO oder OBELISK im speziellen am Telefon geben.

Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee, Amtsleiter.

Hauptstraße 30, 5202
Neumarkt, Tel +43 (6216)
5212, DW 10-12, Fax DW 39
www.neumarkt.at

Email